Tyto zásady popisují, jaké osobní údaje ÚČL (nejen prostřednictvím webových stránek) zpracovává a jaká jsou vaše práva v případě, kdy jste v pozici subjektu osobních údajů.
Kontaktní osobou pro záležitosti související se zpracováním osobních údajů je vědecký tajemník ÚČL.
Kontaktní adresa pro písemnou komunikaci: gdpr@ucl.cas.cz.
Mezi služby veřejnosti, které ÚČL poskytuje prostřednictvím svých webových stránek, patří též služby zpoplatněné, konkrétně objednávka publikací prostřednictvím e-shopu a objednávka kopií stránek či článků z novin a časopisů. U objednavatele zpracovává ÚČL pouze osobní údaje nezbytné k dokončení objednávky (jméno, příjmení, kontaktní údaje). Tyto údaje jsou uchovávány maximálně po dobu 2 let od doručení a poté trvale vymazány. Podrobné obchodní podmínky e-shopu jsou k dispozici na samostatné stránce.
Databáze RETROBI a její dílčí klony Staročech a Lístky nabízí možnost individualizovaného uživatelského účtu. Při registraci je vyžadován e-mail uživatele a nepovinně další osobní údaje (vzdělání, pracoviště/škola ad.) sloužící k sledování využívanosti systémů a jejich případné optimalizaci. Po zrušení uživatelského účtu jsou osobní údaje trvale vymazány.
K zajištění bezpečnosti počítačové sítě zpracovává ÚČL některé údaje o návštěvnících webových stránek ÚČL. Data se hromadně zpracovávají a filtrují pro detekci anomálií na síti – zavirovaná PC, snahy o prolomení účtů a další. Vstupem je velké množství surových dat a výstupem je pouze krátký souhrn podezřelých aktivit – běžný uživatelský provoz je odfiltrován.
Největší soubor osobních údajů zpracovávaných v ÚČL představuje databáze České literární osobnosti. Tato databáze, sloužící vědeckému a historickému výzkumu, obsahuje veřejně dostupné nebo na základě souhlasu získané osobní údaje o literárně činných osobnostech. V současné době je v databázi zpracováváno cca 40 000 osob, z toho cca 20 000 osob již nežijících. Souhlas se zpracováním osobních údajů je možné kdykoliv odvolat, a to písemně na e-mail gdpr@ucl.cas.cz.
Knihovna ÚČL zpracovává kromě osobních údajů nezbytných k zajištění provozu a zabezpečení knihovního fondu (jméno, datum narození, číslo osobního dokladu, trvalé bydliště) i některé osobní údaje sloužící k statistickým analýzám čtenářů (pracoviště/škola, vzdělání apod.). Jejich poskytnutí je nepovinné a souhlas se zpracováním je možné kdykoliv odvolat, a to písemně na e-mail gdpr@ucl.cas.cz.
Zpracování osobních údajů předplatitelů periodik vydávaných ÚČL zajišťuje společnost SEND Předplatné, spol s. r. o. ÚČL jako správce osobních údajů uzavřel se společností SEND Předplatné smlouvu o ochraně osobních údajů.
Pro účely informování o veřejných akcích pořádaných ÚČL a dalších zprávách z oboru využíváme e-mailové adresy návštěvníků uvedené na prezenčních listinách. Uvedení e-mailu je dobrovolné a souhlas se zpracováním lze kdykoliv odvolat, a to písemně na e-mail gdpr@ucl.cas.cz. Newsletter Literárněvědná bohemistika funguje na principu opt-in, z jeho odebírání se lze kdykoli odhlásit buď přímo kliknutím na odkaz, umístěný v patě každého vydání, nebo mailem na adresu zamini@ucl.cas.cz.
S vědomím a souhlasem účastníků pořizujeme na vybraných akcích pořádaných ÚČL fotodokumentaci a videozáznamy. Dokumentace a záznamy jsou pořizovány za účelem archivace, využití ve výroční zprávě, propagace ÚČL na webu ÚČL, facebookovém profilu ÚČL, Twitteru nebo YouTube kanálu ÚČL, případně v analogických materiálech a webech Akademie věd ČR. Fotografie a videozáznamy nejsou propojeny s dalšími osobními údaji.
ÚČL se zavazuje, že osobní údaje zpracovávají pouze k tomu pověření a řádně proškolení pracovníci. S výjimkou smluvně ošetřeného vztahu se společností SEND Předplatné, s r. o., a knihovním systémem AKS Aleph neposktyne ÚČL žádné osobní údaje uživatelů svých informačních služeb třetí straně.
